Se va un empleado: el checklist de accesos que casi nadie hace

Cuando alguien se va de una empresa chica, la parte física se resuelve sola: devuelve las llaves, la notebook y el celular si tenía. La parte digital, en cambio, queda abierta. El correo sigue activo, el WhatsApp del negocio sigue vinculado a su teléfono, y la contraseña compartida del proveedor sigue siendo la misma que él conocía.

No hace falta pensar en mala fe. La mayoría de los problemas que vemos son por olvido: una cuenta que quedó a nombre de alguien que ya no está, y que un día hay que recuperar con urgencia.

Por qué importa aunque la salida sea en buenos términos

El riesgo real no es tanto que la persona haga algo, sino que sus accesos queden dando vueltas sin dueño. Una cuenta activa de alguien que ya no trabaja ahí es una puerta que nadie vigila: si alguna vez le roban su contraseña personal, esa puerta lleva directo a tus datos.

Y está el otro escenario, el más frecuente de todos: el dominio del sitio web, la cuenta de Google del negocio o el perfil de la red social quedaron registrados con su mail personal. El día que hay que cambiar algo, hay que llamar a alguien que se fue hace dos años.

El inventario que conviene tener antes

Esto se hace mucho mejor si existe de antes. Una planilla simple con: qué cuentas usa el negocio, quién tiene acceso a cada una, a nombre de quién está registrada y dónde se guarda la clave. Media hora de trabajo que se agradece para siempre.

Si no existe, el momento de armarla es ahora, con la persona todavía en el equipo y disponible para responder dudas.

El checklist del día de la salida

• Correo: cambiar la contraseña y cerrar todas las sesiones activas. Si hay que seguir recibiendo mensajes de esa dirección, redirigirla a otra persona en lugar de borrarla de entrada.
• Computadora y sistema: deshabilitar el usuario de Windows y el del sistema de gestión. Deshabilitar, no borrar: si borrás, se puede ir con él información que hacía falta.
• WhatsApp del negocio: revisar los dispositivos vinculados y desvincular el suyo. Si el número del comercio estaba en su teléfono, ese es un tema aparte y urgente.
• Nube y archivos: transferir la propiedad de los documentos y carpetas que creó, antes de cerrarle la cuenta. Es el paso que más se olvida y el que más caro sale.
• Accesos remotos y VPN: eliminar su usuario de las herramientas de conexión a distancia.
• Redes sociales y sitio web: quitar su usuario de los administradores y cambiar las claves que conocía.
• Contraseñas compartidas: todas las que él sabía se cambian, aunque las use otra gente. Es tedioso y es exactamente el punto del ejercicio.
• Bancos y facturación: revisar si tenía usuario en el home banking, en la plataforma de cobros o en el sistema de facturación electrónica.
• Verificación en dos pasos: revisar que ninguna cuenta del negocio tenga su celular como número de recuperación.

El caso difícil: cuentas a su nombre

Pasa seguido en negocios chicos: el dominio se compró con la tarjeta y el mail de un empleado, la cuenta de publicidad quedó a su nombre, el hosting está registrado con su usuario personal.

Esto se resuelve mientras la persona todavía está y hay buena relación. Casi todos los servicios permiten transferir la titularidad, aunque el trámite varía. Después es mucho más complicado y a veces implica perder el activo y volver a empezar.

Cómo evitarlo desde el principio

Tres costumbres que resuelven el 90 % del problema:

Cuentas del negocio a nombre del negocio, nunca del empleado. Con un correo de administración propio como titular de todo.

Un usuario por persona, en lugar de una clave compartida entre todos. Cuando cada uno tiene lo suyo, dar de baja a alguien es un clic; con claves compartidas hay que cambiarlo todo.

Un gestor de contraseñas del equipo, donde las claves se comparten sin que nadie las tenga anotadas en un cuaderno o en el bloc de notas del celular.