Cómo acceder a la computadora de la oficina desde tu casa

Es una necesidad cada vez más común: el sistema de facturación está instalado en la PC del local, los archivos del estudio están en la máquina de la oficina, y vos estás en tu casa. Cruzar la ciudad por un archivo no tiene sentido, pero tampoco conviene resolverlo de cualquier manera.

Hay tres caminos posibles y no son intercambiables: cada uno resuelve un problema distinto.

Las tres formas, en criollo

• Escritorio remoto: ves la pantalla de la computadora de la oficina en la tuya y la manejás como si estuvieras sentado ahí. Es lo que necesitás cuando el programa está instalado allá y no se puede mover.
• Archivos en la nube: las carpetas se sincronizan y las tenés en cualquier equipo. Sirve para documentos, no para programas.
• VPN: tu computadora entra a la red de la oficina como si estuviera adentro, y desde ahí llega al servidor, a las carpetas compartidas o a la impresora. Es lo indicado cuando hay varios recursos de red en juego.

En la práctica, la mayoría de las pymes necesita una combinación: la nube para documentos del día a día, y escritorio remoto para el sistema de gestión que solo existe en una máquina.

Escritorio remoto: cómo se hace bien

Hay dos familias de herramientas. Las que funcionan por conexión asistida —del estilo de las que usamos en soporte remoto— no requieren tocar el router: la PC de la oficina se conecta a un servicio intermedio y vos entrás desde ahí con un identificador y una clave. Es lo más simple de poner en marcha y suele ser suficiente.

La otra opción es el escritorio remoto propio de Windows, que es más rápido y prolijo, pero necesita que la conexión llegue a esa máquina. Y ahí aparece el punto delicado.

Cuando no hace falta la PC entera

Antes de montar nada, vale preguntarse qué necesitás de verdad. Si es abrir documentos, tenerlos sincronizados en la nube es más simple, más rápido y no depende de que la máquina de la oficina esté prendida. Si es el correo, se configura en tu equipo y listo. Si tu sistema de gestión tiene versión web o en la nube, esa es la respuesta.

El escritorio remoto conviene reservarlo para lo que realmente está atado a esa computadora.

Los requisitos que siempre se olvidan

Que la máquina esté encendida. Parece obvio, pero es la causa número uno de «no me puedo conectar». Hay que desactivar la suspensión automática y, si el equipo lo permite, dejar configurado el encendido tras un corte de luz.

Que la sesión no se cierre. Algunas configuraciones de ahorro de energía cortan la conexión de red al rato de inactividad.

Los cortes de luz. Si la PC se apaga de golpe cada vez que se corta la energía, el acceso remoto se vuelve poco confiable. Un equipo pensado para acceso remoto conviene que esté con respaldo de energía.

La conexión del local. Lo que a vos te importa es la velocidad de subida de la oficina, que suele ser bastante menor que la de bajada. Es lo que define si la pantalla remota va fluida o a los tirones.

Seguridad mínima, no negociable

• Contraseña fuerte en la cuenta de Windows de esa computadora. Con acceso remoto habilitado, una clave débil deja de ser un detalle.
• Verificación en dos pasos en la herramienta de acceso remoto, si la ofrece.
• Acceso individual por persona, no una clave compartida entre todos.
• Revisar cada tanto quién tiene acceso y sacar a quien ya no corresponde.
• Registro de conexiones activado, para saber quién entró y cuándo.

Un detalle práctico: imprimir

Cuando trabajás en escritorio remoto, la impresora que ve el sistema es la de la oficina, no la tuya. Casi todas las herramientas permiten redirigir la impresión al equipo local, pero hay que configurarlo antes. Vale saberlo para no mandar veinte hojas a un local vacío.